e-CPF, e-CNPJ ou OAB: qual certificado digital escolher

O certificado digital é uma identidade eletrônica emitida dentro da ICP-Brasil, a infraestrutura oficial de chaves públicas do país. Ele permite assinar documentos com validade jurídica e acessar sistemas que exigem identificação segura, como o e-CAC da Receita Federal, os portais das secretarias da Fazenda e os sistemas dos tribunais.

Para emitir, é preciso validar a identidade do titular. Hoje essa validação pode ser feita por videoconferência, sem ir a um ponto de atendimento.

O e-CPF identifica uma pessoa. É usado para assinar contratos e documentos, acessar o e-CAC, consultar e declarar o Imposto de Renda e representar empresas em portais do governo, quando a procuração eletrônica permite.

Profissionais liberais, sócios de empresas, contadores e qualquer pessoa que precise assinar documentos digitalmente costumam usar o e-CPF.

O e-CNPJ identifica a empresa e fica sob responsabilidade do seu representante legal. Ele é necessário para emitir nota fiscal eletrônica em muitos sistemas, enviar obrigações acessórias, acessar o e-CAC em nome da empresa e operar em portais estaduais e municipais.

Se a sua empresa emite notas, tem funcionários ou entrega declarações fiscais, é muito provável que precise de um e-CNPJ. Converse com o seu contador para confirmar quais sistemas exigem.

O certificado OAB é um certificado de pessoa física que traz os dados da inscrição do advogado na Ordem. Ele é aceito nos sistemas de processo eletrônico, como PJe, e-SAJ, Projudi e eproc, para peticionar e assinar peças.

Para o advogado, o certificado OAB é a escolha natural, porque identifica não só a pessoa, mas a sua condição profissional. Escritórios costumam ter certificado OAB para cada advogado e um e-CNPJ para as obrigações da sociedade.

Além do titular, o certificado varia pelo tipo de armazenamento. Essa é a parte que mais causa confusão.

• A1: é um arquivo instalado no computador, protegido por senha. Tem validade de um ano. É prático para emissão de notas em sistemas que rodam no servidor, mas fica exposto se o computador for comprometido.
• A3 em token ou cartão: a chave fica em um dispositivo físico, que precisa estar conectado ao computador para assinar. Pode ter validade maior que o A1 e é mais protegido, mas exige instalar drivers e carregar o token.
• A3 em nuvem: a chave fica guardada em um ambiente seguro do fornecedor, e o uso é autorizado pelo celular. Dispensa token e permite usar em mais de um computador, mas depende de o sistema que você usa ser compatível.

Primeiro: quem vai assinar? Se é você como pessoa, e-CPF. Se é a empresa, e-CNPJ. Se é você como advogado, certificado OAB.

Segundo: onde vai usar? Emissão de notas em um sistema instalado no servidor costuma pedir A1. Peticionamento em vários computadores e uso fora do escritório combinam com certificado em nuvem ou token.

Terceiro: quem mais vai usar? Se várias pessoas precisam operar com o mesmo certificado da empresa, defina regras claras de guarda e uso. O certificado é pessoal ou da empresa e tem valor jurídico: emprestar sem controle é um risco.

Na Utivirtual, o certificado OAB sem token sai por R$ 199,00, com emissão por videoconferência e ajuda para instalar e configurar o PJe Office.

Todo certificado digital tem data de validade. Quando ele vence, o acesso aos sistemas para na hora: o advogado não consegue peticionar, a empresa não emite nota e o contador não acessa o e-CAC. Anote a data de vencimento e comece a renovação com algumas semanas de antecedência.

Guarde a senha ou o PIN em local seguro e não compartilhe o certificado por e-mail ou WhatsApp. No caso do A1, faça uma cópia de segurança do arquivo em local protegido. No caso do token, evite deixá-lo conectado o tempo todo em computadores de uso coletivo.

Se o certificado for perdido, roubado ou ficar com alguém que saiu da empresa, peça a revogação. Assim ninguém consegue assinar em seu nome.